Sie haben Zeit damit verbracht, den perfekten Business Continuity-Plan zu erstellen. Sie haben sogar alle Stakeholder geschult und sichergestellt, dass alle Schlüsselmitarbeiter zu jedem Zeitpunkt genau wissen, was zu tun ist. Aber wie können Sie sicher sein, dass Sie einen soliden Plan haben ?
Wirklich, Sie können es nur sagen, wenn Sie Ihren Geschäftskontinuitätsplan getestet haben, um eine Vorstellung davon zu bekommen, wie eine reale Lebenssituation aussehen würde. Da jedoch kein Geschäftsinhaber darauf wartet, dass eine Katastrophe eintritt, damit er seinen Geschäftskontinuitätsplan testen kann, müssen kreative Methoden zum Testen des Plans entwickelt werden. Bevor wir einige der Teststrategien besprechen, die Sie verwenden können, müssen Sie sich überlegen, wie Sie erfolgreiche Business Continuity Plan-Tests planen können.
Zunächst müssen Sie Ihre Ziele für den Test festlegen. Was genau wollen Sie erreichen? Und wie würden Sie die Leistungen messen? Welche Ergebnisse erwarten Sie ? Sie müssen diese wichtigen Fragen beantworten, damit Sie solide Übungen zum Testen Ihres Business Continuity-Plans erstellen können.
Es ist auch hilfreich, ein Testdesign-Team für Ihren Business Continuity-Plan zusammenzustellen. Dieses Team ist dafür verantwortlich, die Hauptbereiche des Geschäfts zu untersuchen, die von einer Notfallkatastrophe betroffen sein könnten, und dann sowohl experimentelle als auch theoretische Aufgaben zu entwickeln, um die Durchführung von Business Continuity Plan-Tests zu unterstützen. Im Folgenden finden Sie einige kreative und clevere Möglichkeiten, um Ihren Business Continuity-Plan zu testen.
So testen Sie Ihren Business Continuity-Plan
ein. Diskussionsrunden
Dies könnte erreicht werden, indem wichtige Mitarbeiter oder Beauftragte sich hinsetzen, um über potenzielle Katastrophenszenarien und ihren Umgang mit ihnen zu sprechen. Auf intelligente Weise können Sie sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter oder Responder genau weiß, welche Rolle er bei der Notfallwiederherstellung spielt, und dass er tatsächlich in der Lage ist, diese Rolle zu übernehmen.
Sie werden vielleicht jahrelang jemanden zum Responder ausbilden und dennoch tief überrascht sein, wenn die Katastrophe irgendwann eintritt - weil die Person unterdurchschnittlich arbeitet. Um solche Situationen zu vermeiden, ist es am besten sicherzustellen, dass jeder versteht, was von ihm verlangt wird, indem er mündlich demonstriert, wie er auf kritische Katastrophensituationen reagiert und wie er mit seinen Rollen im Geschäftskontinuitätsplan umgeht.
b. Testen Sie einige Variablen
Wenn eine Katastrophe eintritt, beginnt diese meist als eine Situation, die einen kleinen Teil der Organisation betrifft, die sich dann auf die gesamte Organisation ausbreitet und diese betrifft. Beispielsweise kann sich eine kleine Computerpanne als große Katastrophe für das Unternehmen herausstellen, wenn sie nicht rechtzeitig überprüft wird.
Wenn Sie Ihren Business Continuity-Plan testen möchten, können Sie eine kleine Testsituation erstellen, z. B. den Zugriff auf das Internet des Unternehmens beeinträchtigen oder den Arbeitsfluss absichtlich unterbrechen und dann beobachten, wie Mitarbeiter darauf reagieren würden. Sie sollten auch nicht vergessen, ihre Antworten mit den Angaben im Geschäftskontinuitätsplan zu vergleichen, um sicherzustellen, dass sie ihre Rollen wirklich verstehen und entsprechend handeln.
c. Beschwerden verursachen
Eine andere Strategie, die gut funktioniert, besteht darin, eine unangenehme Situation einzuführen. Wenn es etwas gibt, mit dem Ihre Mitarbeiter so vertraut sind, versuchen Sie, dieses Problem für ein paar Tage zu beseitigen, und sehen Sie, wie sie ohne es zurechtkommen würden.
Beispielsweise könnten Sie die Lieferwagen für einige Tage "nicht verfügbar" machen und sehen, wie sie sicherstellen, dass die Kunden immer noch zufrieden und beliefert sind. Die Idee dahinter ist zu beobachten, wie Ihre Mitarbeiter in der Lage sind, auf eine Situation mit begrenzten Ressourcen zu reagieren und diese zu managen.
d. Notfall Bohrer
Dies kann verwendet werden, um den Geschäftskontinuitätsplan sowie die Reaktion Ihres Mitarbeiters auf Notfall- und Sicherheitsprobleme zu testen. Wenn eine Katastrophe eintritt, ist die erste Übung die Evakuierung. Aus diesem Grund müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter und Einsatzkräfte den Evakuierungsvorgang vollständig verstehen. Sie sollten sicherstellen, dass Sie dies mindestens einmal im Jahr tun.
e. Seminare und Schulungen
Regelmäßige Seminare und Schulungen mit praktischen Übungen am Ende des Tages können dazu beitragen, das Wissen Ihrer Mitarbeiter über die Planung von Geschäftskontinuitäten zu erweitern. Darüber hinaus können praktische Tests und Aufgaben am Ende solcher Schulungen einen großen Beitrag zum Testen ihres Wissens leisten.
f. Regelmäßige Überprüfungen
Außerdem können Sie Ihren Geschäftskontinuitätsplan regelmäßig überprüfen. Sie können Experten für Business Continuity Planning einstellen, die Sie bei der Beurteilung Ihres Plans und der Vorbereitung Ihres Unternehmens auf Katastrophen unterstützen. Diese Experten überprüfen Ihren Plan und beraten Sie professionell, was Sie in Ihren Business Continuity-Plan aufnehmen oder aus diesem streichen sollten, um ihn zu verbessern.
So implementieren Sie einen Business Continuity-Plan
Obwohl Sie eine moderate Portion Optimismus benötigen, um Ihr Unternehmen in Gang zu bringen, sollten Sie immer bedenken, dass Ihr Unternehmen zu jedem Zeitpunkt mit harten Herausforderungen konfrontiert sein kann. Katastrophe ist eine dieser Herausforderungen.
Obwohl Katastrophen unvorhergesehen sind, müssen Sie Ihr Unternehmen darauf vorbereiten, damit es auch bei diesen Katastrophen weiterarbeiten kann. Es ist keine große Katastrophe erforderlich, um die täglichen Abläufe Ihres Unternehmens zu stören. Selbst eine einfache Katastrophe wie ein Stromausfall oder ein Angriff von Cyberkriminellen kann Ihrem Unternehmen großen Schaden zufügen und große Katastrophen wie schwere Überschwemmungen und Hurrikane mit sich bringen.
Ein Business-Continuity-Plan ist eine koordinierte Strategie, die Pläne und Verfahren umfasst, mit denen Kunden sicherstellen können, dass ein Unternehmen in der Lage ist, ihre Anforderungen nach einer ungeplanten Geschäftsunterbrechung kontinuierlich zu erfüllen. Hier erfahren Sie, wie Ihr Unternehmen seine Geschäftstätigkeit fortsetzen wird, nachdem es von einer Katastrophe in irgendeiner Form getroffen wurde. Wenn Sie über eine solche Lösung verfügen, müssen Sie festlegen, wie Sie Ihre Produkte oder Dienstleistungen ( die für den Geschäftsbetrieb am wichtigsten sind) weiterhin bereitstellen und die Ressourcen ermitteln, die Sie zur Unterstützung der Kontinuität Ihres Geschäfts benötigen.
Ein Business Continuity Plan ist sehr wichtig. Umso wichtiger ist es jedoch, sie auf die richtige Art und Weise und zum richtigen Zeitpunkt umzusetzen. Sie werden Ihre Ziele für die Geschäftskontinuitätsplanung nicht erreichen, wenn Ihr Plan schlecht umgesetzt wird.
Die Art der Katastrophe, mit der Ihr Unternehmen konfrontiert ist, bestimmt, welche Maßnahmen Sie ergreifen müssen, um die Geschäftskontinuität bei solchen Katastrophen zu gewährleisten. Wenn beispielsweise ein Brand oder eine andere Katastrophe ausbricht, die das Gebäude Ihres Unternehmens gefährdet, sollten Sie Ihre Mitarbeiter zu festgelegten Besprechungszonen evakuieren. Wenn es jedoch zu einer Umwelt- oder Wetterkatastrophe kommt, können Ihre Mitarbeiter durch die Evakuierung Ihres Firmengebäudes einem höheren Risiko für Schäden ausgesetzt sein. Daher ist es wichtig, die richtigen Schritte zu unternehmen, um die Geschäftskontinuität sicherzustellen.
Die Implementierung eines Geschäftskontinuitätsplans sollte eine einfache Aufgabe sein, vorausgesetzt, Sie haben alle erforderlichen Anstrengungen unternommen, um den Plan zu erstellen. Der Schritt, den Sie während der Implementierung unternehmen, hängt von den Katastrophen ab, auf die Sie Ihr Unternehmen vorbereiten. Im Folgenden sind die typischen Schritte aufgeführt, die bei der Implementierung eines Geschäftskontinuitätsplans auszuführen sind:
Schritt 1-: Überprüfen Sie Ihre Geschäftskontinuitätspläne, um Ihre Evakuierungspläne für die Art der Katastrophe zu ermitteln. Ihr erstes wichtiges Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle - insbesondere Ihre Mitarbeiter - außer Haus und sicher sind. Der Verlust eines Mitarbeiters durch eine Katastrophe kann Ihr Unternehmen lahm legen, je nachdem, wie wichtig der Mitarbeiter für Ihr Unternehmen ist. Wenn Sie an den festgelegten Evakuierungstreffpunkten angekommen sind, führen Sie eine Mitarbeiterzählung durch, um sicherzustellen, dass alle anwesend und in Ordnung sind. Wenn ein Mitarbeiter von der Katastrophe betroffen ist, bemühen Sie sich, ihn so bald wie möglich zu heilen.
Schritt 2: Bewerten Sie den Grad des Schadens, den die Katastrophe angerichtet hat. Haben Sie Ihr Inventar verloren? Haben Sie wichtige Kunden- und Produktinformationen verloren? Hat die Katastrophe Ihr Rechenzentrum erheblich beschädigt? Haben Sie einige wichtige Vermögenswerte Ihres Unternehmens verloren ? Ihre Antworten bestimmen, welche Schritte unternommen werden müssen, um eine vollständige Wiederherstellung der verlorenen Entitäten zu erreichen.
Schritt 3: Kontaktieren Sie Dritte, die Ihnen behilflich sein können. Kontaktieren Sie Ihre Lieferanten und Kunden, um sie über die Entwicklung zu informieren und um Unterstützung zu bitten, während Sie versuchen, Ihr Geschäft wieder in Gang zu bringen. Wenden Sie sich außerdem an Ihre Versicherungsgesellschaft, um einen Antrag zu stellen.
Schritt 4: Rufen Sie eine Besprechung Ihrer Mitarbeiter, Führungskräfte und Aktionäre ein. Während der Besprechung müssen Sie die Teilnehmer über die Dauer der Wiederherstellung informieren und die verschiedenen Wiederherstellungsstrategien in Ihrem Kontinuitätsplan hervorheben.
Schritt 5: Beginnen Sie mit der Wiederherstellung von Waren oder Dienstleistungen, die für die Wiederaufnahme des Geschäftsbetriebs auf ein funktionales Niveau erforderlich sind, auch wenn Ihr Firmengebäude noch renoviert wird. Wenn einer Ihrer Mitarbeiter vorübergehend telearbeitsfähig ist, sollten Sie dies berücksichtigen, da Ihr Ziel darin besteht, Ihr Unternehmen so schnell wie möglich wieder auf die Beine zu stellen.
Schritt 6: Überprüfen Sie Ihren Versicherungsschutz und stellen Sie fest, welche beschädigten Vermögenswerte ( wie Hardware / Software und Infrastruktur) ersetzt werden müssen . Erstellen Sie eine vollständige Liste dieser Vermögenswerte und analysieren Sie, wie Sie sie ersetzen werden. Senden Sie die Liste auch an die Versicherungsgesellschaft als die Kosten für den Ersatz der verlorenen Vermögenswerte.
Obwohl die Pläne zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs je nach Geschäft und Art der zu erwartenden Katastrophe variieren, gelten diese Schritte für praktisch alle Pläne zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs.