Bei Geschäftstreffen effektiv Notizen zu machen, ist eine Fähigkeit, deren Beherrschung einige Zeit in Anspruch nimmt. Und wenn Sie ein Spieler in der Unternehmens- oder Geschäftswelt sind, müssen Sie diese Fähigkeit ohne Zweifel beherrschen, da Sie an Geschäftstreffen teilnehmen müssen, bei denen das Aufzeichnen von Notizen sehr wichtig ist.
Möglicherweise haben Sie eine Sekretärin oder einen Assistenten, die / der geschäftliche Besprechungsnotizen für Sie aufnimmt. Diese Person ist jedoch nicht in der Nähe, wenn Sie an einer wichtigen geschäftlichen Konferenz im Ausland oder einer spontanen Besprechung mit einem Kunden oder Lieferanten außerhalb des Büros teilnehmen.
Selbst wenn Sie sich mehrmals Notizen für den persönlichen Gebrauch gemacht haben, bedeutet dies nicht, dass Sie in der Lage sind, Notizen für Geschäftstreffen zu machen. Dies liegt daran, dass das Aufzeichnen von Notizen bei Geschäftstreffen ganz andere Fähigkeiten erfordert. In persönlichen Notizen können Sie beispielsweise Abkürzungen und Kurzschriften oder sogar Zeichnungen verwenden, die nur Sie interpretieren können. Ihre persönlichen Notizen müssen keinem Muster folgen oder Rücksicht auf einen anderen Leser nehmen. Und sie müssen nicht ordentlich sein, weil sie nur für Ihren Gebrauch sind.
Notizen zu Geschäftsbesprechungen dienen jedoch einem völlig anderen Zweck, da sie für andere geschrieben wurden und als historische Dokumente dienen, die Entscheidungen und Aktionen kennzeichnen, die bei einem Geschäftsbesprechung ergriffen oder diskutiert wurden. Sollten Sie bei einem Geschäftstreffen Notizen machen müssen; Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei, sie effektiv anzuwenden.
10 Effektive Notizstrategien und Tipps für Geschäftstreffen
1. Verwenden Sie Stift und Papier
Vielleicht möchten Sie argumentieren, dass wir uns jetzt in der Welt der Tablets, Notebooks und PDAs befinden. Die Wahrheit ist jedoch, dass die Verwendung von Stift und Papier weniger aufdringlich ist und es für Sie einfacher macht, Blickkontakt mit der sprechenden Person zu halten. Abgesehen davon, dass digitale Geräte eine Mauer zwischen Ihnen und der sprechenden Person schaffen, sieht es so aus, als würden Sie an etwas anderem arbeiten oder mit jemandem chatten, auch wenn Sie es nicht sind. Und es ist noch einfacher, sich von diesen Geräten ablenken zu lassen.
2. Lernen und benutzen Sie die Kurzschrift
Nein, Kurzschrift ist nicht nur für Sekretäre und Journalisten. Es ist immer noch wichtig, Notizen bei Geschäftstreffen zu machen, insbesondere wenn Sie einem Redner zuhören, der schnell spricht. Kurzschrift zu lernen ist nicht so schwierig, wie Sie vielleicht denken. Durchsuchen Sie das Web nach hilfreichen und relevanten Ressourcen und Sie können es innerhalb weniger Monate meistern.
Wenn Sie keine Zeit zum Erlernen der Kurzform haben, können Sie Ihre eigenen Abkürzungen und Mnemoniken formulieren, die Sie beim Aufzeichnen von Notizen für Geschäftstreffen verwenden. Sie können alles so darstellen, wie Sie möchten. Stellen Sie einfach sicher, dass es für Sie sinnvoll ist.
3. Markieren Sie einfach die wichtigsten Punkte
Sie werden sich mit Notizen langweilen, wenn Sie versuchen, alles zu erledigen. Wenn Sie sich bei einem Geschäftstreffen Notizen machen, hören Sie sich alles an, notieren Sie sich jedoch nur die wichtigen und relevanten Dinge. Es versteht sich von selbst, aber Sie müssen keinen kurzen Witz aufschreiben, der während des Meetings geknackt wurde.
- Bereiten Sie unmittelbar nach dem Meeting einen schriftlichen Bericht vor
Wie bereits erwähnt, dient eine Geschäftsnotiz als historisches Dokument und Referenz - jedoch nur dann, wenn sie zu einem umfassenden Schriftstück entwickelt wurde. Sie können sicher nicht erwarten, dass die Firma das grob geschriebene Blatt aufbewahrt, auf das Sie während des Meetings gekritzelt haben. Sie müssen einen ordentlich geschriebenen Bericht erstellen, der für jeden Leser präsentabler und verständlicher ist.
Versuchen Sie, den Bericht sofort nach der Besprechung zu erstellen, solange Sie noch an alles denken. Und selbst wenn Sie nicht aufgefordert werden, einen förmlichen Bericht einzureichen, können Sie das Dokument für Ihr persönliches Archiv oder als Beweis für den Fall verwenden, dass ein Konflikt über die Diskussion entsteht.
- Hören Sie gut zu
Sobald ein Geschäftstreffen beginnt, beginnt Ihre doppelte Rolle des Zuhörens und des Aufnehmens von Notizen. Obwohl es schwierig und scheinbar unrealistisch ist, beides zusammen zu tun, sollte man zuhören können, wenn man besser in einem sein will. Wenn Sie in der Lage sind, jedes wichtige Detail anzuhören, ohne es auszulassen, können Sie immer alles einschließen, was Sie zu einem späteren Zeitpunkt verpasst haben.
- Kennen Sie den Unterschied zwischen verschiedenen Arten von Anweisungen
Während eines Geschäftstreffens verwenden die Teilnehmer während der Diskussion verschiedene Arten von Aussagen. Dazu gehören Meinungen, Fakten, Fragen, Vorschläge, Vermutungen, Fragen usw. Sie müssen wissen, wie Sie die einzelnen Arten von Anweisungen darstellen, um Verwechslungen zu vermeiden. Sie wissen, dass es verwirrend sein kann, wenn Sie einen Vorschlag als Tatsache melden.
- Halte es kurz und einfach
Unabhängig davon, wie Sie aufschreiben, was sich während einer Besprechung abspielt, müssen Sie Ihren Abschlussbericht zum Wohle anderer deutlich genug machen. Stellen Sie zu diesem Zweck sicher, dass Ihre Sprache durchgehend verständlich und objektiv ist.
- Notieren Sie alles über das Meeting
Vergessen Sie nicht, bei einer geschäftlichen Besprechung alle erforderlichen Details zur Besprechung anzugeben. Neben den Diskussionen. Dazu gehören die Art der Besprechung ( ob geplant oder in Notfällen ), der Zweck der Besprechung, das Datum und die Uhrzeit der Besprechung, der Name der Person, die die Besprechung einberufen oder geleitet hat, die Namen der anwesenden Personen sowie etwaige Informationen in Bezug auf das nächste Treffen. Diese Details vervollständigen Ihre Besprechungsnotizen. Sie möchten nicht, dass die Leute fragen, wer was gesagt hat oder an welchem Tag das Meeting stattgefunden hat.
9. Seien Sie genau: Sie müssen bei der Präsentation der Details eines Geschäftstreffens absolut genau sein, da dies zu einem genehmigten offiziellen Dokument wird.
10. Sorgfältig Korrektur lesen
Auch wenn es Ihr Ziel ist, genaue Informationen über ein Geschäftstreffen bereitzustellen, ist es sehr wichtig, dass Ihre Notiz frei von Tipp-, Grammatik- und Rechtschreibfehlern ist. Wenn Ihre Notizen mit diesen Fehlern gefüllt sind, werden Sie Ihre Glaubwürdigkeit als zuverlässiger Informationsanbieter sprengen.