Es spielt keine Rolle, wie viel Sie für die Versicherung verschiedener Aspekte Ihres Unternehmens ausgegeben haben. Sie benötigen noch einen Business Continuity Plan.
Ein Business Continuity-Plan erleichtert Ihnen das Management von Katastrophen und die Wiederinbetriebnahme Ihres Unternehmens im Falle eines unvorhergesehenen unglücklichen Ereignisses. Mit einem Business-Continuity-Plan müssten Sie im Katastrophenfall nicht viel an potenziellen Unternehmen, Kunden und Mitarbeitern verlieren. Sie könnten Ihr Geschäft wieder aufnehmen, als wäre nichts passiert.
Ein Business-Continuity-Plan ist eine der günstigsten Versicherungsformen, die ein Unternehmen haben kann, da er Sie nichts kosten würde. Leider geben viele Unternehmen diesen wichtigen Aspekt lieber weiter und kümmern sich in der Regel erst, wenn es zu spät ist. Im Folgenden finden Sie einige Checklistenelemente, die Sie zur Entwicklung Ihres eigenen Geschäftskontinuitätsplans einschließen sollten.
Erstellen eines Business Continuity Plans - Beispielvorlage / Checkliste
1. Führen Sie die Ziele des Plans auf
Zunächst müssen Sie Ihren Grund für die Erstellung des Geschäftskontinuitätsplans sowie die Ziele, die Sie erreichen möchten, klar analysieren. Natürlich besteht Ihr Hauptziel bei der Erstellung des Geschäftskontinuitätsplans darin, Ihrem Unternehmen zu helfen, im Falle einer Katastrophe so schnell wie möglich wieder auf die Beine zu kommen. Sie sollten dies im Business Continuity Plan (BCP) sowie in der Art potenzieller Katastrophen angeben.
2. Hilfspersonal
Als Nächstes sollten Sie eine Liste der Mitarbeiter erstellen, die die Entscheidungsfindung übernehmen oder wichtige Rollen übernehmen, wenn eine Katastrophe eintritt. Einige Funktionen sind zu wichtig, um sie aus irgendeinem Grund leer zu lassen, da sie zu noch größeren Problemen für den Fortbestand des Unternehmens führen können. Sie sollten solche Positionen identifizieren und eine Liste der Personen erstellen, die solche Positionen besetzen würden, sowie deren Kontaktadressen, E-Mail-Adressen, Telefonnummer und alle anderen erforderlichen Kontaktinformationen.
3. Externe Kontakte
Neben den internen kritischen Positionen sind auch einige externe Positionen äußerst kritisch - wie Unternehmensberater, Unternehmensanwälte und -buchhalter, Banker und IT-Berater. Meistens sollten dies Leute sein, die maßgeblich dazu beitragen können, dass sich das Geschäft schnell erholt. Sie sollten eine Liste dieser Personen sowie deren Kontaktadressen erstellen und diese in Ihren Geschäftskontinuitätsplan aufnehmen.
4. Ausrüstung
Machen Sie dasselbe auch für kritische Geräte. Gibt es Maschinen oder Ausrüstungen, die für den Betrieb Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind? Gibt es eine spezielle Software, die wichtige Geschäftsdaten enthält ? Sie sollten eine Liste solcher Geräte und Software erstellen. Und wenn es Backups außerhalb des Standorts gibt, sollten diese ebenfalls einbezogen werden.
5. Geschäftsunterlagen
Jedes Unternehmen verfügt über wichtige Dokumente und Geschäftspapiere wie Gründungsdokumente, Steuerbescheinigungen, Bankdaten, Mietverträge und Mitarbeiterinformationen. Im Falle einer Katastrophe wie Feuer oder Überschwemmung können solche Dokumente verloren gehen, was zu weiteren Komplikationen für das Unternehmen führt. Wie wollen Sie mit dem Verlust von Dokumenten im Katastrophenfall umgehen ? Sie sollten dies auch in Ihr BCP aufnehmen.
6. Notfallausrüstung
Nehmen wir an, ein Produktionsunternehmen verliert alle wichtigen Geräte und Maschinen, mit denen es seine Waren herstellt. Natürlich hätte das Unternehmen diese Geräte und Maschinen versichert, aber die Versicherungsgesellschaft wird Sie nicht am selben Tag bezahlen, an dem Sie Ihre Ansprüche geltend machen, oder ? Würden Sie dann Ihre Verbraucher hängen lassen und Ihren Konkurrenten erlauben, zu übernehmen, während Sie versuchen, sich wieder zusammenzuschließen ? Sie müssen einen Plan für Notfallausrüstung aufstellen, die verwendet werden kann, um den Betrieb fortzusetzen, bis Sie wieder voll funktionsfähig sind.
7. Eventualstandort
Wohin würden Sie Ihr Unternehmen vorübergehend verlegen, falls Sie Ihre derzeitigen Geschäftsräume verlieren? Können Ihre Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, bis Sie Ihren Standort gefunden haben ? Dies sind Dinge, die Sie untersuchen und detailliert beschreiben müssen, wie mit solchen Situationen umgegangen werden soll.
8. Anweisungsliste
Es sollte auch eine Anweisungsliste geben, die mehrere wichtige Aufgaben enthält, die im Katastrophenfall zu bewältigen sind, und wie sie zu behandeln sind. Zum Beispiel sollte es eine detaillierte Anleitung geben, wie Sie sich an Ihre Versicherungsgesellschaft wenden können, um sie über die Katastrophe zu informieren, und wie Sie Versicherungsansprüche geltend machen können. Dies sollte für jede entscheidende Verantwortung im Unternehmen getan werden.
9. Dokumentation Ihres Business Continuity Plans
Wenn Sie mit dem Erstellen Ihres Geschäftskontinuitätsplans fertig sind, stellen Sie sicher, dass dieser sowohl in gedruckter als auch in gedruckter Form dokumentiert ist. Sie können Cloud-Speicher und Off-Site-Backups für die Softcopys verwenden. Stellen Sie bei den Ausdrucken sicher, dass jedes Schlüsselpersonal nicht nur über eine Kopie verfügt, sondern auch weiß, wie es damit umzugehen ist.
Obwohl ein Business-Continuity-Plan einfach zu erstellen ist und von Ihnen selbst ausgearbeitet werden kann, können Sie einen Berater beauftragen, um ihn für Sie zu übernehmen, wenn Sie Schwierigkeiten haben.