Führen Sie eine Baufirma mit viel Papierkram auf Ihrem Schreibtisch? Wenn JA, finden Sie hier 10 nützliche Tipps, wie Sie Ihr Büro für eine höhere Produktivität organisieren können.
In der heutigen Weltwirtschaft ist das Baugewerbe eines der Felder, die im Vordergrund stehen. Nach Angaben des Vorjahres wurden rund 10 Billionen US-Dollar in verschiedene Baustellen und Projekte investiert. Darüber hinaus arbeiten heute rund 7 Prozent aller Menschen auf der Welt in der Bauindustrie.
Allerdings ist dieser Sektor nicht ohne Probleme, mit einem der wichtigsten beginnen die Produktivität im Büro. Dies ist ein Problem, mit dem sowohl kleine als auch große Unternehmen konfrontiert sind. Es wurde postuliert, dass die Branche 1, 6 Billionen US-Dollar hinzufügen würde, wenn die Produktivität im Bausektor steigen sollte.
Obwohl die Situation entmutigend wirken mag, ist sie nicht ohne Lösung. Selbst geringfügige Produktivitätsverbesserungen können große Auswirkungen auf die Branche haben. Beachten Sie daher diese Tipps, wenn Sie ein Bauprojekt entwickeln oder dies planen, um die Produktivität des Standorts und des Büros zu steigern. Hier sind einige Tipps, die Ihnen dabei helfen werden.
10 clevere Tipps zur Organisation Ihres Baubüros für mehr Produktivität
1. Haben Sie eine genau definierte Roadmap: Viele Bauprojekte können schnell durchgeführt werden, und die Organisation über den gesamten Prozess hinweg kann eine ziemlich schwierige Aufgabe sein. Dies kann viele Probleme für Sie aufwerfen und auch zu einer Verringerung der Produktivität führen.
Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, dass Sie vor Beginn Ihrer Projekte eine Roadmap erstellen, die detailliert beschreibt, wie es weitergeht. Ihr Team muss mit dieser Roadmap vertraut sein, bevor Sie mit der Implementierung beginnen, damit sie reibungslos verläuft. Zugegeben, dieser anfängliche Prozess kann schwierig und zeitaufwendig sein, aber er ist sehr wichtig, wenn Sie unnötige Verschwendung und Fehlallokation von Ressourcen verhindern möchten.
2. Besser kommunizieren: Selbst mit einer gut durchdachten Roadmap verschwindet das Problem der Produktivität nicht einfach. Eine unzureichende Kommunikation ist eine der Hauptursachen für eine verminderte Produktivität in der Bauindustrie und kann sich negativ auf das Endergebnis auswirken. Daher sollten Sie sicherstellen, dass eine nahtlose Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten besteht.
3. Organisieren Sie Ihre Baustelle: Die meisten Baustellen sehen selten organisiert aus, was wiederum zu einer geringen Produktivität führen kann. Deshalb sollten Sie Ihr Bestes geben, um sicherzustellen, dass Ihre Projektsite so sauber wie möglich ist. Dies hilft, Unfälle und den Verlust oder die Beschädigung von Geräten zu verhindern. Wenn Menschen ihre Ausrüstung nicht finden können, müssen sie zusätzliche Zeit damit verschwenden, nach ihr zu suchen, was die Produktivität weiter verringert.
4. Delegieren: In den meisten Teams gibt es hochqualifizierte und kluge Mitarbeiter, während es auch andere geben kann, die nicht so effizient sind. Dies bedeutet jedoch nicht, dass Sie die Mitarbeiter, die Sie für am effektivsten halten, mit allen Verantwortlichkeiten ausstatten sollten. Das Richtige wäre, Aufgaben auf der Grundlage der Stärken der Menschen zuzuweisen. Um schnelle Ergebnisse zu erzielen, müssen Sie wissen, wie Sie intelligent delegieren und sicherstellen, dass jeder das tut, wofür er am besten geeignet ist.
5. Trainieren Sie Ihre Mitarbeiter: Das wertvollste Kapital in einem Unternehmen sind die Mitarbeiter. Wenn Ihr Büro also in einem Zustand optimaler Produktivität sein soll, müssen Sie in Ihre Mitarbeiter investieren. Wenn Sie behaupten, dass Sie Ihre Produktivität steigern möchten, müssen Ihre Mitarbeiter wissen, was sie tun sollten, um dies zu erreichen. Die Mitarbeiter sollten mit den neuesten Technologien vertraut sein und auch ihre Teams unterrichten können.
6. Schätzen Sie den Einsatz Ihrer Mitarbeiter und bieten Sie Anerkennung: Die Wertschätzung Ihrer leistungsstarken Mitarbeiter ist eine sehr gute Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter zu motivieren. Wenn Sie sehen, dass sie die Dinge richtig machen, sollten Sie ihre Bemühungen anerkennen und sie den anderen als Beispiel präsentieren. Sie können auch regelmäßige Belohnungen und Preise anbieten. Dies ist die einfachste Methode, mit der Sie Ihre Mitarbeiter motivieren und Ihre Produktivität steigern können.
7. Nutzen Sie eine gute Software für das Baumanagement: Heutzutage gibt es viele Tools, mit denen Sie die Produktivität steigern können, die zuvor nicht verfügbar waren - Software ist eine davon. Eine gute Bauleitungssoftware kann Ihnen dabei helfen, organisiert zu bleiben und Ihren Tisch von Unordnung zu befreien, sodass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.
Die Software für das Baumanagement übernimmt die Angebotsverwaltung, Abrechnung und Fakturierung, Auftragnehmer, Dokumentenverwaltung, Ereignisberichterstattung, Leads, Arbeitszeitnachweise, Auftragsplanung und vieles mehr. Es gibt auch eine Menge Software, die entwickelt wurde, um Dinge zu handhaben, die in der Vergangenheit normalerweise mit Papier erledigt wurden. Die Erfindung, Dinge in der Cloud zu speichern, hat dazu beigetragen, die Dinge viel einfacher zu machen.
8. Beseitigen Sie Dinge, die Sie nicht benötigen: Je nach Zustand Ihres Büros kann es einige Minuten, einige Stunden oder sogar einen ganzen Tag dauern, bis nicht mehr benötigte Unordnung beseitigt ist. Sie müssen jedoch entfernt werden, um Platz für wichtigere Dinge zu schaffen.
9. Halten Sie Ihren Desktop frei von Unordnung: Ihr Desktop ist einer der wichtigsten physischen Bereiche in Ihrem Büro. Viele Menschen sind produktiver, wenn ihr Desktop frei von Unordnung ist, während einige in einer ungeordneten Umgebung gedeihen.
Wenn Sie kreativ sind und ein ungeordnetes Umfeld bevorzugen, sollten Sie das tun, was Ihrer Meinung nach am besten zu Ihnen passt. Für die weniger begeisterten unter uns ist ein sauberer und makelloser Desktop die beste Option.
10. Holen Sie sich einen größeren Mülleimer: Dies mag ein seltsamer Rat sein, aber es gibt einen Grund dafür. Ein Großteil des Papiers, das in ein Büro gelangt, kann weggelassen oder digitalisiert werden, anstatt abgelegt zu werden. Das Ablegen von Dokumenten ist eine dieser Aufgaben, die viel Zeit in Anspruch nehmen kann. Daher ist es nicht ungewöhnlich, dass die Benutzer sie für eine andere Zeit aufschieben, was zu Unordnung führt.
Ein großer Mülleimer ist prominenter und wird daher häufiger verwendet. Wenn nicht benötigtes Papier in Ihren Arbeitsbereich gelangt, wird es mit größerer Wahrscheinlichkeit in den Mülleimer geworfen, als nur auf Ihrem Schreibtisch abgelegt zu werden. Ein größerer Müll kann auch verhindern, dass Ihr Müll überläuft. Dies kann für sich genommen schon eine Ursache für Unordnung sein und das verursachen, was Sie eigentlich verhindern wollten.
Obwohl Sie möchten, dass Ihr Baubüro eine höhere Produktivität erzielt, sollten Sie sich keine unrealistischen Ziele setzen. Sie müssen die verfügbaren Ressourcen untersuchen, um die realistischsten Ziele zu ermitteln. Darüber hinaus werden Ihre Mitarbeiter durch unrealistische Ziele zu stark unter Druck gesetzt, was zu Stress führt.