Als Geschäftsinhaber, Geschäftsführer oder sonstiger Stakeholder eines Unternehmens müssen Sie regelmäßig oder gelegentlich Vorstandssitzungen abhalten. Da diese Meetings dem Zweck der Gruppenkommunikation und des Ideenaustauschs zwischen den Bigwigs eines Unternehmens oder einer Branche dienen sollen, müssen Sie verstehen, wie sie effektiv durchgeführt werden können, um diesen Zweck zu erreichen.
Wenn eine Vorstandssitzung erfolgreich ist, geht der größte Teil des Kredits an die Person, die die Sitzung geleitet hat. Und wenn es seinen Zweck nicht erreicht, geht der größte Teil der Schuld an dieselbe Person. Der einzige Unterschied zwischen einer erfolgreichen und einer fehlgeschlagenen Besprechung besteht darin, wie beide ausgeführt werden. Möchten Sie erfolgreiche Vorstandssitzungen abhalten, die ihren Zweck erfüllen ? Die folgenden zehn Tipps helfen Ihnen dabei.
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10 leistungsstarke Tipps für eine erfolgreiche Vorstandssitzung
1. Ziele definieren und Agenda im Voraus verteilen
Eine der einfachsten Möglichkeiten, Zeit bei einer Besprechung zu verschwenden, besteht darin, die Teilnehmer aufzufordern, Ideen oder Vorschläge für etwas zu unterbreiten, von dem sie zum ersten Mal bei dieser Besprechung hören. Dieser Fehler ist jedoch sehr häufig.
Anstatt wertvolle Zeit bei einem Meeting zu verschwenden, indem Sie es in eine Brainstorming-Sitzung verwandeln, können Sie eine Struktur für das Meeting erstellen und die Agenda den eingeladenen Teilnehmern im Voraus mitteilen. Auf diese Weise hätten sie sich Gedanken über Ideen gemacht und diese sogar vor dem Besprechungstermin verfeinert. Dies spart viel Zeit und hilft Ihnen, in einem einzigen Meeting mehr zu erreichen.
2. Übernehmen Sie die Verantwortung während des gesamten Meetings
Gute Meetings sind Produkte guter Führung. Behalten Sie also die Kontrolle über das Meeting und machen Sie den Teilnehmern klar, dass Sie beabsichtigen, das Meeting relevant und kurz zu halten. Stellen Sie eine Uhr so auf, dass jeder sie sehen kann, um Ihren Kollegen bei der Besprechung zu zeigen, dass Sie ihre Zeit wirklich schätzen. Stellen Sie während des Meetings sicher, dass Ihre Diskussionen nicht vom Thema abweichen. Richten Sie die Gruppe in jedem Fall neu aus, indem Sie sie an die relevanten Themen erinnern, die auf der Tagesordnung des Meetings stehen.
3. Erlauben Sie allen, einen Beitrag zu leisten
Das Wesentliche bei der Einberufung eines Meetings ist die Gewährleistung eines wechselseitigen Kommunikationsflusses. Zu diesem Zweck ist es wichtig, ehrliche und relevante Beiträge von allen Teilnehmern des Treffens zu ermutigen. Als Leiter des Meetings können Sie leicht in den Fehler geraten, Ihre Meinung auf dem Ärmel zu tragen, aber Sie müssen vorsichtig sein, wenn dies den Zweck des Meetings zunichte macht. Vermeiden Sie die Versuchung, die Beiträge anderer sofort zu kündigen - auch wenn sie riskant oder einfach nur dumm klingen.
4. Beenden Sie Ihr Meeting mit einem Aktionsplan
Eines der Kennzeichen eines erfolgreichen Meetings ist ein Aktionsplan, in dem die verschiedenen Strategien, die auf der Grundlage der auf dem Meeting getroffenen Entscheidungen, der für die Implementierung verantwortlichen Personen, des Datums und der Uhrzeit der Implementierung sowie des erwarteten Ergebnisses von umgesetzt werden sollen, aufgeführt sind die Strategie.
5. Führen Sie detaillierte Protokolle der Besprechung
Es ist sehr wichtig, dass jemand die Protokolle aufzeichnet oder ein Meeting durchführt. Das Protokoll dient als Nachweis für die Abhaltung der Sitzung und als historischer Hinweis zur Klärung von Zweifeln oder Missverständnissen, die im Verlauf der Sitzung auftreten können.
6. Beseitigen Sie alle Ablenkungen vom Veranstaltungsort
Es wird erwartet, dass alle Teilnehmer an der Besprechung alle persönlichen Ablenkungen wie Smartphones und Tablets beseitigen. Ebenso wird erwartet, dass Sie als Leiter der Besprechung alle Ablenkungen vom Veranstaltungsort der Besprechung entfernen. Wenn beispielsweise eine Besprechung im Startraum Ihres Unternehmens stattfinden soll, schalten Sie den LED-Fernseher aus, da es für Ihre Teilnehmer schwierig ist, während der Besprechung in bestimmten Abständen einen Blick darauf zu werfen, wenn Sie ihn eingeschaltet lassen.
7. Unterbrechen Sie niemals jemanden
Auch wenn Sie allen anderen Teilnehmern der Besprechung überlegen sind, müssen Sie sich immer der Versuchung widersetzen, sich einzuschalten, wenn sie sprechen. Selbst wenn Sie mit dem, was sie sagen, nicht einverstanden sind oder wenn Sie denken, dass es Schwachsinn ist, lassen Sie sie fertig werden, bevor Sie ihre Punkte ansprechen.
8. Maximale Aufmerksamkeit schenken
Wenn Sie eine Besprechung abhalten, bleibt jeder mit Ihnen in Kontakt, wenn er spricht. Wenn Sie ihnen aufmerksam zuhören, können Sie ihnen sagen, dass Sie ihre Meinung respektieren und bereit sind, sie anzuhören. Nur wenige Dinge könnten andere bei einer Besprechung stören, als mit Ihrem Smartphone zu spielen, wenn sie sprechen. Es sendet Signale, dass Sie ihre Meinungen nicht schätzen und dass das Meeting selbst für Sie nicht wichtig ist.
9. Konflikte gut managen: Konflikte treten häufig bei Vorstandssitzungen auf. Wenn dies beim Treffen passiert, versuchen Sie so gut wie möglich, es zu kontrollieren, ohne harte Gefühle in den Köpfen von irgendjemandem zu hinterlassen.
10. Erkennen und danken Sie allen Anwesenden
Bestätigen Sie am Ende einer Vorstandssitzung die Anwesenheit aller Anwesenden und danken Sie ihnen für ihre Teilnahme an der Sitzung und für ihre wichtigen Beiträge. Sagen Sie den Teilnehmern, dass Sie sie zu schätzen wissen, und motivieren Sie sie, sich in späteren Besprechungen stärker zu engagieren.