Untersuchungen zufolge halten etwa 50 Prozent der Mitarbeiter Besprechungen für die größte Zeitverschwendung bei der Arbeit - und für den Hauptkiller bei der Produktivität.
Hier geht es nicht um Konferenzen, Seminare und Vorstandssitzungen, die normalerweise gut geplant sind. Wir sprechen über interne Mitarbeitergespräche, die normalerweise stundenlang dauern, aber nicht immer notwendig sind.
Zugegeben, Geschäftstreffen bieten eine Möglichkeit, wichtige Fragen zu einem Unternehmen und allem, was damit zusammenhängt, zu erörtern. Diese Treffen haben jedoch den Nachteil, dass die Produktivität sowohl der Mitarbeiter als auch der Führungskräfte beeinträchtigt wird. Dies erklärt, warum Experten empfohlen haben, die meisten Geschäftstreffen abzusagen, um die Produktivität zu steigern. Hier sind 10 Gründe, warum Geschäftstreffen die Produktivität beeinträchtigen:
10 Gründe, warum Geschäftstreffen Produktivität töten
1. Geschäftstreffen verschwenden Zeit
Wie bereits erwähnt, nehmen die meisten Geschäftstreffen einen erheblichen Teil der Arbeitsstunden der Mitarbeiter in Anspruch, sodass ihnen nur sehr wenig Zeit bleibt, um wichtige Aufgaben zu erledigen. Für Führungskräfte ist es sogar noch schlimmer: Mehr als die Hälfte ihrer Arbeitszeit wird auf der einen oder der anderen Besprechung mit Mitarbeitern oder Interessengruppen Dritter wie Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern verbracht. Tatsächlich ist eines der Kennzeichen moderner Geschäftsleute, dass sie den größten Teil ihrer Zeit bei Geschäftstreffen verbringen.
2. Bei den meisten Geschäftstreffen wird kein Aktionsplan erstellt
Nach einer Besprechung sollte ein Aktionsplan erstellt werden, in dem wichtige Schritte erläutert und erläutert werden. Aber leider enden die meisten Meetings ohne einen solchen Plan. Und dies führt dazu, dass nachfolgende Meetings abgehalten werden, um Themen zu überdenken, die sonst hätten erledigt werden müssen. Natürlich verlieren Mitarbeiter und Führungskräfte umso mehr produktive Arbeitszeit, je mehr Besprechungen sie abhalten.
3. Die meisten Geschäftstreffen sind nicht vorbereitet
Die meisten Geschäftstreffen werden einberufen, wenn klar ist, dass der Veranstalter nichts für die Treffen zusammengestellt hat. Sie wollen nur über etwas reden und dabei die Tatsache vernachlässigen, dass dies reine Zeitverschwendung ist. Ohne einen soliden Plan, was auf einer Besprechung besprochen wird und wie lange die Besprechung dauern wird, werden unnötige Themen besprochen ( und es wird sogar eine weitere Besprechung für verbleibende Reste angesetzt ), und es wird nichts Positives erreicht.
4. In der letzten Sitzung erörterte Probleme werden besprochen
Dies ist einer der häufigsten Gründe, warum Geschäftstreffen mehr Zeit in Anspruch nehmen als normal. Die auf der vorherigen Sitzung angesprochenen oder diskutierten Themen sollten zuvor verbreitet und gelesen worden sein. Dies macht ein Geschäftstreffen zu einer passenden Fortsetzung des vorherigen - keine zeitraubende Wiederholung des vorherigen. Kicken Sie also immer den Unsinn " Lesen der Protokolle der letzten Besprechung " aus Ihrer Besprechungsagenda.
5. Geschäftstreffen werden manchmal in Teiltreffen aufgeteilt
Es gibt Zeiten, in denen ein Geschäftstreffen andere neue Debatten und Diskussionen auslösen wird. Während es ganz normal ist, dass solche neuen Ideen oder Probleme während einer Besprechung auftauchen, ist es der häufigste Fehler, dass sie die Richtung der Besprechung ändern, was zu längeren Besprechungszeiten und unproduktiven Besprechungen führt. Und für jedes Meeting, das keine guten Ergebnisse liefert, werden noch viele weitere kommen, bis ein akzeptables Ziel erreicht ist.
6. Menschen knüpfen bei Geschäftstreffen Kontakte
Geschäftsmeetings beeinträchtigen die Produktivität, da sie länger als normal dauern. Und einer der Gründe, warum sie länger brauchen, ist die unnötige Geselligkeit unter den Teilnehmern. Die Leute fragen ihre Kollegen, was sie am Wochenende gemacht haben, wenn solche Fragen beim Mittagessen gestellt werden könnten.
7. Einige Punkte der Sitzungen werden aus dummen Gründen wiederholt
Ein weiterer Grund, warum die meisten geschäftlichen Besprechungen zu lange dauern, ist die unnötige Wiederholung des Besprochenen, sodass jemand, der während der Besprechung hereinkam oder bei der letzten Besprechung abwesend war, weiß, wohin die Besprechung geführt hat. Dies ist eine subtile Möglichkeit, die Wichtigkeit der Zeit anderer Leute zu vernachlässigen. Unabhängig davon, wie wichtig eine Person für ein Unternehmen ist, sollte es eine alternative Möglichkeit geben, ihnen zu sagen, was sie in einer Besprechung verpasst haben.
8. Die meisten Meetings sind Brainstorming-Sitzungen
Wenn ein Unternehmen ein bestimmtes Ziel erreichen muss und Ideen von Mitarbeitern und Führungskräften benötigt, wie dieses Ziel erreicht werden kann, kann ein Geschäftstreffen einberufen werden. Wenn die meisten Geschäftsorganisatoren jedoch Unrecht haben, sollten sie das Meeting als einen Weg nutzen, um neue Ideen zu entwickeln. Dies würde immer Zeit in Anspruch nehmen, zumal die meisten Mitarbeiter vor Ort nach Ideen suchen müssen - etwas, auf das sie nicht vorbereitet waren. Idealerweise sollte die Tagesordnung den Teilnehmern mitgeteilt worden sein, damit jeder seine eigenen Ideen einbringen kann.
9. Technologie verlängert die meisten Besprechungen
Die meisten Geschäftstreffen werden übermäßig verlängert, weil der Projektor repariert werden muss oder im Internet nach Informationen gesucht werden muss oder der Veranstalter einen Anruf entgegennehmen muss. All diese Dinge tragen zur Gesamtzeit bei, die bei Geschäftstreffen verbracht wird.
10. Die meisten Geschäftstreffen werden zu Informationszwecken abgehalten: Geschäftstreffen sollten zu Entscheidungszwecken abgehalten werden. Das Lesen unnötiger Informationen aus einer PowerPoint-Präsentation oder das Erzählen der Unternehmensgeschichte wird nur Zeit verschwenden.